W dzisiejszych czasach bardzo dużą część naszej pracy stanowią e-maile. Są to wiadomości służbowe, w których zawieramy różne informacje, ale także zawierają dane osobowe. Co dzieje się, kiedy pracownicy strajkują, a firmy korzystają z maili służbowych? Czy można ich używać w czasie strajku? Jakie są konsekwencje z punktu widzenia RODO?

Korzystanie z maili służbowych w czasie strajku może prowadzić do przetwarzania danych osobowych pracowników. Zgodnie z RODO, przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione prawnie i zgodne z przepisami prawa.

W przypadku korzystania z maili służbowych w czasie strajku, pracodawca może argumentować, że przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów, takich jak utrzymywanie kontaktu z klientami czy partnerami biznesowymi. Jednakże, Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że korzystanie z maili służbowych nie może prowadzić do naruszenia prywatności pracowników i musi być dokonywane w sposób kontrolowany.

Związki zawodowe dostaną dostęp do firmowych maili pracowników?

Jak podaje Business Insider rządowy projekt ustawy o sporach zbiorowych przewiduje, że związek zawodowy ogłasza strajk, jeśli opowiedziała się za tym większość głosujących pracowników firmy, a w samym głosowaniu (referendum) wzięło udział co najmniej 50 proc. zatrudnionych. Działacze mają informować pracodawcę o przyjętych zasadach referendum strajkowego, a ten ma im przekazać informację o liczbie osób zatrudnionych w firmie oraz listę ich służbowych adresów mailowych (w domyśle — jeśli zatrudnieni je posiadają). Te dane kontaktowe mają umożliwić informowanie pracowników o planowanym strajku ostrzegawczym oraz przeprowadzenie referendum strajkowego.

W swojej opinii do tych przepisów UODO przypomniał, że przeprowadzenie strajku wymaga zgody większości zatrudnionych i udziału co najmniej połowy z nich w referendum, niezależnie od tego ilu z nich należy do związków zawodowych. Z tych względów urząd nie neguje potrzeby i zasadności przekazywania związkom adresów mailowych pracowników.

Nowe przepisy — zdaniem UODO — są jednak niewystarczające, bo choć wskazują cel pozyskania danych (informowanie o planowanym strajku i przeprowadzenie głosowania), to jednak nie określają czasu ich przechowywania. W praktyce powinny być one usuwane po spełnieniu celu przetwarzania, czyli po poinformowaniu pracowników i przeprowadzeniu referendum.

— Zasadne wydaje się wprowadzenie do nowego projektu uregulowań wymuszających takie usuwanie. Gdyby jednak — zdaniem projektodawcy — zachodziła konieczność przechowywania adresów mailowych przez czas dłuższy po ich przekazaniu przez pracodawcę, przepisy nowego projektu powinny ustalać okres tego przechowywania — wskazał UODO.

Zgodność z przepisami RODO

RODO wprowadza szereg wymogów dotyczących przetwarzania danych osobowych, które muszą być przestrzegane przez pracodawców. Korzystanie z maili służbowych w czasie strajku również podlega tym wymogom. Pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone tylko wtedy, gdy jest to zgodne z przepisami prawa i uzasadnione prawnie.

Zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. f RODO, pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów. Jednakże, korzystanie z maili służbowych musi odbywać się w sposób kontrolowany i nie może prowadzić do naruszenia prywatności pracowników.

Jak uniknąć konfliktów z pracownikami?

Aby uniknąć konfliktów z pracownikami, korzystanie z maili służbowych w czasie strajku powinno odbywać się w sposób kontrolowany i zgodny z przepisami RODO. Pracodawca powinien zapewnić, że nie będzie przetwarzał prywatnych danych pracowników, a także, że nie będzie monitorował ich działań w czasie strajku.

Warto również pamiętać o tym, że pracownicy mają prawo do ochrony prywatności swoich danych osobowych, w tym danych zawartych w mailach służbowych. Dlatego też, pracodawca powinien postępować zgodnie z przepisami prawa i respektować prywatność swoich pracowników.

Korzystanie z maili służbowych w czasie strajku może prowadzić do przetwarzania danych osobowych pracowników i naruszenia ich prywatności. Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z przepisami RODO i prawnie uzasadnione. W przypadku korzystania z maili służbowych, pracodawca może argumentować, że jest to konieczne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów, takich jak utrzymywanie kontaktu z klientami czy partnerami biznesowymi. Jednakże, musi pamiętać o tym, że korzystanie z maili służbowych nie może prowadzić do naruszenia prywatności pracowników.

Aby uniknąć konfliktów z pracownikami, pracodawca powinien postępować zgodnie z przepisami prawa i respektować prywatność swoich pracowników. Korzystanie z maili służbowych powinno odbywać się w sposób kontrolowany i nie powinno prowadzić do przetwarzania prywatnych danych pracowników. W przypadku wątpliwości, pracodawca powinien skonsultować się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

Podsumowując, korzystanie z maili służbowych w czasie strajku może prowadzić do przetwarzania danych osobowych pracowników i naruszenia ich prywatności. Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z przepisami RODO i prawnie uzasadnione. Aby uniknąć konfliktów z pracownikami, korzystanie z maili służbowych powinno odbywać się w sposób kontrolowany i zgodny z przepisami prawa.

źródło: https://businessinsider.com.pl/prawo/praca/strajk-w-firmie-sluzbowe-e-maile-ulatwia-referendum-czy-rodo-przeszkodzi/mkp5nb4