Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma utworzona przez rząd w celu wystawiania tzw. elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. W założeniu w przyszłości będzie musiał go używać każdy przedsiębiorca. Jak działa system KSeF? Od kiedy ma być obowiązkowy? Dowiedz się wszystkiego na temat e-faktur KSeF i tego, jak możesz ułatwić sobie z nimi pracę!
Czego dowiesz się z artykułu?
- KSeF – co to w ogóle jest?
- KSeF – od kiedy obowiązkowy?
- eFaktura KSeF – czym są faktury ustrukturyzowane?
- Czy wdrożenie systemu KSeF jest trudne?
- Comarch EDI – jak wygląda integracja z KSeF?
KSeF – co to w ogóle jest?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) jest systemem teleinformatycznym, który został stworzony przez rząd. Działa to na podobieństwo nowoczesnych platform, które funkcjonują już m.in. w niektórych innych krajach Europy (np. we Włoszech). Program KSeF daje możliwość wystawiania i odbierania tzw. elektronicznych faktur ustrukturyzowanych – tzn. ujednoliconych zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów i zapisanych w konkretnym, odgórnie wyznaczonym formacie.
Platforma KSeF pozwala nie tylko tworzyć, wysyłać i odbierać e-faktury. Można je w niej też archiwizować, i to przez okres do dziesięciu lat (od końca roku, w którym je wystawiono). Ponadto użytkownicy programu mają możliwość znacznie prostszego rozliczania faktur korygujących. Nie muszą też archiwizować faktur w strukturze JPK, aby je przedstawić na żądanie instytucji podatkowej – są z tego obowiązku zwolnieni (w systemie faktury są rejestrowane w formacie KSeF XML).
KSeF – od kiedy obowiązek wdrożenia systemu?
Początki Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce wiążą się jeszcze z rokiem 2021. W październiku tego roku przyjęto ustawę o zmianie ustawy dot. podatku od towarów i usług, w ramach której Ministerstwo Finansów wprowadzało m.in. możliwość korzystania z faktur ustrukturyzowanych wedle krajowych wytycznych. Uruchomiono też wówczas testową wersję systemu – dla chętnych podatników.
W styczniu 2022 roku platforma KSeF wystartowała już oficjalnie. Od tego czasu przedsiębiorcy w Polsce mogą go wdrożyć w swoich firmach dobrowolnie. Docelowo jednak korzystanie z programu ma zyskać charakter obowiązkowy. Ministerstwo Finansów planuje, że stanie się tak od 1 stycznia 2024 roku. Termin ten nie jest jednak stuprocentowo pewny – ze względu na to, że wprowadzenie obowiązku wdrożenia systemu KSeF jest możliwe dopiero po uzyskaniu odpowiedniej decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej.
eFaktura KSeF – czym są faktury ustrukturyzowane?
Na czym jednak dokładniej polegają faktury ustrukturyzowane, których obsługę umożliwia Krajowy System e-Faktur? Takie e-faktury są sporządzane według ściśle określonych wymogów technicznych, ustalonych odgórnie przez rząd naszego kraju. Jak już wspomniano, mają format XML i powstają w zgodzie ze wzorem struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT).
Korzystanie z KSeF i wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych jest rozwiązaniem bardzo atrakcyjnym. Nie tylko pozwala na ujednolicenie całej koniecznej dokumentacji, lecz także daje takie profity jak np. możliwość otrzymania zwrotu podatku VAT nawet do 40 dni wcześniej. Wprowadzenie w firmie programu KSeF już teraz to także szansa na szybsze przygotowanie się do nieuniknionych zmian – tj. wdrożenia systemu jako obowiązkowego w skali całego kraju.
Czy wdrożenie systemu KSeF jest trudne?
Jedynym mankamentem tego rozwiązania mogłoby się wydawać to, że wdrożenie KSeF wymaga sporo czasu i wysiłku. Tu jednak przedsiębiorcom ułatwiają sprawę zewnętrzne podmioty, które oferują platformy do wymiany dokumentów z partnerami biznesowymi zintegrowane z systemem KSeF. Takim innowacyjnym rozwiązaniem jest bezpieczna platforma www.comarchedi.pl.
Platforma pozwala na wymianę danych, zarządzanie łańcuchem dostaw i finansowanie go, a także wystawianie i odbieranie e-faktur. Teraz zaś Comarch EDI jest także w pełni połączony z rządowym systemem. Oznacza to, że przy użyciu tego narzędzia możesz wdrożyć KSeF w swojej firmie bez żadnych dodatkowych nakładów pracy!
Comarch EDI – jak wygląda integracja z KSeF?
Comarch EDI sam nadaje odpowiedni, wymagany przez rząd format danych na fakturze ustrukturyzowanej i przesyła ją do systemu. Daje też możliwość, aby dla wybranych faktur zastosować dodatkowo walidację biznesową, zgodną z wymaganiami Twojego kontrahenta. W Comarch EDI masz ponadto dostęp do repozytorium dokumentów – wraz z ich historią, UPO oraz numerem identyfikującym nadawanym przez KSeF. Daje Ci to więc pełną kontrolę nad wystawianymi i odbieranymi fakturami.
Wdrożenie Comarch EDI w swojej firmie i wejście do świata Krajowego Systemu e-Faktur to zatem zrobienie dwóch kroków jednocześnie, które wprowadzą Cię do świata nowoczesnych rozliczeń elektronicznych. Decydując się na to rozwiązanie, masz pewność, że Twoimi finansami zajmą się wysoce wykwalifikowani specjaliści, a Ty już teraz będziesz się cieszyć samymi zaletami systemu – bez żadnych obciążeń.Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie?
Sprawdź KSeF w pytaniach i odpowiedziach!
