Czytelnicy Czasu Finansów od wielu miesięcy zgłaszają się do redakcji z prośbami o interwencję społeczną bo nie dają sobie już psychicznie rady z – jak to sami nazywają – nękaniem ze strony niektórych pracowników Zakładów.

W wielu zgłoszeniach do redakcji wpływają informacje o nieprawidłowościach jakich ZUS ma się dopuszczać przy przetwarzaniu danych osobowych ubezpieczonych, ale także wobec niewypełniania obowiązków RODO w zakresie pozyskanych, gromadzonych i przetwarzanych danych osobowych. Postanowiliśmy sprawdzić zarzuty wobec ZUS w UODO!

Co Urząd Ochrony Danych Osobowych na zarzuty łamania RODO przez ZUS?

Jak się okazuje Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych bardzo dobrze znane są oskarżenia w zakresie łamania RODO zarówno przez ZUS jako podmiot prawy, ale i przez pracowników, których zatrudnia.

Urząd wyjaśnił nam, że co do zasady poszczególne oddziału ZUS nie są administratorami danych osobowych przetwarzanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych – jest nim warszawską centrala ZUS.

Oddział ZUS w danym mieście zostaje uznany za administratora wtedy, jeśli skarżący w treści skargi wskazuje na konkretnego pracownika danego oddziału ZUS. Wówczas postępowanie administracyjne wobec naruszeń RODO prowadzone jest wobec oddziału, a nie wobec warszawskiej centrali.

Co nie znaczy, że w ramach postępowania Prezes Urzędu nie zdecyduje się o zobowiązanie Prezesa ZUS do wyjaśnienia zarzutów wobec danego pracownika, czy oddziału.

Ile skarg na przetwarzanie danych wpłynęło na ZUS ?

W 2017 roku kiedy Urząd Ochrony Danych Osobowych jeszcze nie istniał, a jego rolę pełnił Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych na ZUS wpłynęło łącznie 25 skarg.

W 2018 roku skarg było 18.

W 2019 roku również wpłynęło 18 skarg.

Natomiast w okresie od stycznia do listopada 2020 roku wpłynęło 40 skarg.

Jakie czyny zarzucane są ZUS w skargach do Urzędu Ochrony Danych Osobowych?

Zarzuty podnoszone w skargach na ZUS dotyczą m.in. następujących kwestii:

• wysłania korespondencji do niewłaściwej osoby, na niewłaściwy adres lub załączniki w korespondencji dotyczące innych osób
• kierowania korespondencji listem zwykłym
• nadmiernej ilość danych na kopercie
• przekazywania danych płatników drogą mailową pomiędzy pracownikami
• udostępnienia danych osobowych osobom nieupoważnionym
• przesyłania wiadomości email do wielu osób z widocznymi adresami wszystkich adresatów
• problemów z aktualizacją danych w ZUS

Od grudnia 2019 roku zakończono 24 sprawy: z uwagi na nieusunięcie przez skarżących braków formalnych złożonych skarg zakończono 23 sprawy; w jednej sprawie zostało wydane postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

Natomiast pod koniec 2020 roku prowadzonych było ok 23 postępowań przeciwko ZUS o naruszanie ochrony danych osobowych i niewłaściwego przetwarzania danych osobowych.

Wrocław i Warszawa z najgorszymi wynikami skarg

W Urzędzie Ochrony Danych Osobowych nie są obecnie prowadzone postępowania, które dotyczyłyby nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych w oddziałach ZUS w Łodzi lub w Gdańsku.

W 2019 roku wpłynęła 1 skarga na oddział ZUS w Warszawie, a w 2020 roku – 6 skarg.
Na oddział ZUS we Wrocławiu w 2019 roku złożono 1 skargę, a w 2020 roku – 7 skarg.

Zarzuty podnoszone w skargach dot. przetwarzania danych osobowych w oddziale ZUS w Warszawie dotyczą m.in. następujących kwestii:

• wysłania korespondencji do niewłaściwej osoby, na niewłaściwy adres lub załączniki w korespondencji dotyczące innych osób,
• udostępnienia danych osobowych osobom nieupoważnionym,
• nadmiernej ilości danych na kopercie (podawanie poza imieniem, nazwiskiem i adresem numeru PESEL),
• przekazywania danych płatników drogą mailową pomiędzy pracownikami.

ZUS oddział we Wrocławiu z największą ilością zarzutów łamania RODO!

Natomiast zarzuty podnoszone w skargach dot. przetwarzania danych osobowych w oddziale we Wrocławiu dotyczą m.in:

• wysłania korespondencji do niewłaściwej osoby,
• na niewłaściwy adres lub załączniki w korespondencji dotyczące innych osób,
• udostępnienia danych osobom nieupoważnionym,
• problemów z aktualizacją danych w ZUS.

Jak Czasowi Finansów przekazał Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych Adam Sanocki:

Odnośnie wskazanych powyżej oddziałów ZUS zakończone zostały trzy sprawy ze skarg na oddział ZUS w Warszawie, w tym dwie skargi pozostawiono bez rozpoznania z uwagi na nieusunięcie przez skarżących braków formalnych złożonych skarg, a w jednej sprawie Prezes UODO wydał postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.

Zakończane są też dwie sprawy wobec oddziału ZUS we Wrocławiu – skargi pozostawiono bez rozpoznania z uwagi na nieusunięcie przez skarżących braków formalnych złożonych skarg.

Obecnie prowadzone są cztery postępowania ze skarg na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych w oddziale ZUS w Warszawie oraz sześć dotyczących zgłoszonych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych w oddziale ZUS we Wrocławiu.

Poniżej prezentujemy mail od rzecznika Urzędu Ochrony Danych Osobowych w całości:

Podejrzewasz, że ZUS naruszył RODO, albo źle przetwarza Twoje dane osobowe? Złóż skargę do UODO!

Jeżeli uważasz, że ZUS pod który podlegasz źle przetwarza Twoje dane osobowe, albo po przeczytaniu tego artykułu zauważasz w wyżej wskazanych zarzutach wobec ZUS podobieństwo do Twojej sytuacji to nie zwlekał i złóż za pośrednictwem poczty polskiej skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. To nic nie kosztuje.

Zbierz wszystkie dowody. Są nimi wszystkie pisma jakie od ZUS otrzymałeś, ale także pisma jakie Ty do ZUS wysyłałeś. Opisz swoje zarzuty i wskaż oddział ZUS, który zawinił oraz wskaż z imienia i nazwiska pracowników tego oddziału, którzy Twoje dane przetwarzali i podpisali się na pismach. Urząd przeanalizuje Twoje zgłoszenie i jeśli uzna, że opisana sytuacja rzeczywiście może świadczyć o nieprawidłowościach to zobowiąże ZUS do złożenia wyjaśnień. Po zakończeniu swojej pracy Urząd na piśmie powiadomi Cię o swoich ustaleniach i podjętej decyzji. W razie wykrycia naruszeń RODO Urząd może nałożyć karę nawet do 100 tysięcy złotych na ZUS.

Adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Inne artykuły o ZUS znajdziesz poniżej.

Zdjęcie: www.tuwroclaw.pl